Massgeschneiderter Freigabeprozess im Content Hub

Für ein weltweit tätiges Unternehmen mit 47 Tochter­gesell­schaften und Zweigniederlassungen ist die Content-Produktion für Produkt- und Servicepräsentationen oder Trainingsmaterialien eine echte Challenge. Gebrauchsanweisungen oder sonstige Medien wie Bilder, Videos und andere Dokumente sollen jederzeit in verschiedenen Sprachen und Formaten zentral und immer am richtigen Touchpoint zur Verfügung stehen. Dabei unterliegen viele dieser digitalen Assets strengen regulatorischen Auflagen und müssen – je nach Typ – verschiedene Freigabestufen durchwandern.
Für Ivoclar ist eine Übersicht über offene Aufgaben, Zuständigkeiten und Status, in dem sich die Assets befinden, entscheidend. Das Bedürfnis: Prozesse und Aufgaben zentral im Content Hub verwalten zu können – übersichtlich und nachvollziehbar.

Zusätzlich ist es ein klares Ziel, den manuellen Aufwand erheblich zu reduzieren. E-Mail Benachrichtigungen für neu erstellte Aufgaben, Aufgabenzuweisungen und Freigabeanfragen an Stellvertreter bei Abwesenheiten müssen umgehend und vollautomatisch erfolgen.
Assets sollen über ein Webportal länderspezifisch an Mitarbeitende und Kunden ausgespielt werden. Dabei müssen nicht nur die aktuellen, sondern auch alle Vor-Versionen von bestimmten Assets jederzeit zur Verfügung stehen. Ein spezifischer Freigabe-Workflow soll bestimmen, welche Assets für welche Nutzer, welchen Nutzungszweck und welche Dauer zur Verfügung stehen.

Ivoclar Content Hub

Für die Verbindung der komplexen Systemarchitektur zu einer einheitlichen Medien- und Informationsplattform wurde das Digital Asset Management System von CELUM als Zentrale und Backend implementiert.

Ivoclar Downloadcenter

Das Downloadcenter, basierend auf CELUM ContentLand (brix:anura), stellt jederzeit Content wie Marketingmaterial, Gebrauchsanweisungen und weitere Assets nutzerfreundlich an jedem Ort zur Verfügung. Die sauber integrierte Portallösung ist auf die Bedürfnisse von Ivoclar und deren Kunden zugeschnitten.

Massgeschneiderte Prozesslandschaft

Ein exponentieller Nutzen und Mehrwert bieten sich durch optimal aufeinander abgestimmten Prozesse. Deshalb wurden die Freigabe-Workflows von Ivoclar in mehreren Workshops überprüft, optimiert und unter Nutzung des Standards BPMN 2.0 digitalisiert. Anhand dieses Prozessmodells und weiterer Anforderungen in Bezug auf die Benutzerrechteverwaltung wurde ein Konzept für die Umsetzung mit der Business Process Management Software Camunda und dem DAM-System von CELUM erarbeitet.

Vollautomatisierte Workflows

Mithilfe der Camunda Plattform wurde eine performante, auf die Bedürfnisse von Ivoclar zugeschnittene Workflow-Engine aufgesetzt, die es erlaubt, eine Vielzahl von Prozessen komplett oder in hohem Grad zu automatisieren. Dazu wurden passende, technische Prozessmodelle entwickelt, die mit den nötigen Schnittstellen zu CELUM ergänzt wurden – ressourcenschonend und zeitsparend.

Nahtlose Integration

Im Sinne des Best-of-Breed Ansatzes wurde die bisherige Systemarchitektur mittels Schnittstellen nahtlos miteinander verknüpft. Beispielsweise wurde die Task-Liste von Camunda mit dem brix Connector Camunda Connect für CELUM ersetzt. Benutzer können so ihre Aufgaben in ihrer vertrauten Systemumgebung verwalten und überwachen.

Verbesserte User Experience

Im Rahmen des Projekts wurden System und Datenhaltung gemeinsam mit Ivoclar optimiert und modernisiert. Der Freigabeprozess für die Publikation von Gebrauchsanweisungen zum Beispiel, ist jetzt nutzerfreundlich aufgebaut und respektiert gleichzeitig sämtliche der strengen, regulatorischen Auflagen. Die sehr intuitiv gestaltete Oberfläche macht es den Benutzern einfach, sich rasch innerhalb der Aufgaben zurechtzufinden.

Zentrale Daten – globaler Nutzen

Mit einer zentralen Datenhaltung in CELUM Content lassen sich für Ivoclar heute alle weltweit benötigten Medien pflegen und verwalten. Redundanzen und Mehrfachaufwände gehören der Vergangenheit an. Das Hochladen und Pflegen, sowie das Anreichern, Teilen und Freigeben von Assets, erfolgen nun in einem einzigen System. Alle Versionen eines Assets sind jederzeit verfügbar.

Optimierte Prozesse

Durch festgelegte Verantwortlichkeiten, klar definierte Rollen und einem hohen Grad an Automation über die Camunda Workflow Engine, wird die Freigabe neuer digitaler Assets oder die Zuweisung von regionalen Inhalten zum Kinderspiel. Mit wenigen Klicks können Assets freigegeben oder neue Versionen mit länderspezifischen Derivaten erzeugt werden. Benutzer können über einen automatisch erzeugten Link auf ihre zugeteilten Aufgaben zugreifen.

Zukunftsfähig und flexibel

Die Gesamtlösung wurde zukunftsfähig und flexibel aufgebaut. Sie lässt sich jederzeit den aktuellen Bedürfnissen entsprechend erweitern. Neue Anforderungen können im Nu implementiert und umgesetzt werden.

Regulatorisch korrekt

Durch die Implementation der definierten Prozesse und Geschäftsregeln in Camunda werden regulatorische Fehler unterbunden. Änderungen können bis ins kleinste Detail nachvollzogen werden. Somit ist Ivoclar immer für das nächste Audit bereit.

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