Die 5 Säulen des Prozess­managements

Analyse

Als Erstes geht es darum, die aktuellen Geschäftsprozesse zu verstehen und diese zu analysieren. Mithilfe von Prozessmapping können IST-Prozesse systematisch beschrieben, visualisiert und analysiert werden, um danach die Schwachstellen, Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Mithilfe von Process-Mining und Datenanalyse-Tools können Unternehmen zusätzliche wertvolle Erkenntnisse über ihre aktuell gelebten Prozesse gewinnen.

Modellierung

Basierend auf den Erkenntnissen aus der Analysephase werden in der Modellierungsphase Ziele, Rollen und Verantwortlichkeiten festgelegt. Dabei handelt es sich um die Modellierung sogenannter SOLL-Prozesse – in Form von Flussdiagrammen oder Prozesslandkarten – bei denen, die zuvor identifizierten Schwachstellen beseitigt und verbessert wurden. Ebenso werden Kennzahlen definiert, erforderliche Ressourcen bestimmt und ein Zeitplan erarbeitet.

Um festzustellen, ob eine Verbesserung erreicht wurde, werden die IST- mit den SOLL-Prozessen verglichen und geprüft. Gängige BPM-Suits bieten dafür Simulationsmöglichkeiten, um Verbesserungen zu messen. Entsprechen die Ergebnisse nicht den Erwartungen, wird der SOLL-Prozess so lange angepasst, bis das gewünschte Ergebnis erzielt wird.

Wichtig ist in dieser Phase auch die Erstellung einer detaillierten Prozessdokumentation, die allen Beteiligten als Leitfaden dient.

Ausführung

In der Ausführungsphase werden die modellierten SOLL-Prozesse im Unternehmen eingeführt. Dies erfordert eine sorgfältige Vorbereitung und eine ausführliche Schulung der Mitarbeitenden, um Widerstände abzubauen und die Akzeptanz zu fördern, sowie je nachdem eine Anpassung bestehender IT-Systeme oder Einführung neuer Softwarelösungen. Wichtig ist, dass alle Beteiligten die neuen Abläufe verstehen und in der Lage sind, diese anzuwenden. Deshalb spielen Kommunikation und Change Management in dieser Phase eine wichtige Rolle. Zudem sollte die Implementierung in einem kontrollierten Umfeld erfolgen. Es empfiehlt sich die Realisierung in einem Pilotprojekt.

Kontrolle

Sobald die Prozesse implementiert sind, müssen sie kontinuierlich überwacht und kontrolliert werden, damit sichergestellt werden kann, dass die neuen Prozesse wie geplant funktionieren und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Dies geschieht durch die regelmässige Messung und Auswertung von Kennzahlen (KPIs), die Aufschluss über die Effizienz und Effektivität der Prozesse geben. Weichen die Ergebnisse von den Zielwerten ab, sollten diese analysiert und korrigiert werden.

Optimierung

Geschäftsprozesse sind keine starren Konstrukte. Deshalb ist es wichtig, diese regelmässig zu prüfen und wo nötig mit neuen Technologien, vereinfachten Prozessen oder verbesserten Schnittstellen zu optimieren, damit sie den wandelnden Unternehmensbedingungen standhalten. Die gewonnenen Erkenntnisse aus der Kontrolle und Optimierung fliessen in die nächste Analysephase ein, sodass ein kontinuierlicher Verbesserungskreislauf entsteht.