7 Schritte zur erfolgreichen Prozessdokumentation

by Veronika Altenbach

BPM

03. März 2025 3 Minuten

Beschäftigen Sie sich aktuell mit dem Thema Prozessdokumentation oder Geschäftsprozessmanagement (BPM) und starten mit der Beschreibung Ihrer Prozesse?

Vorsicht, hier lauern Stolperfallen!

Eine der grössten Herausforderungen ist die Abweichung zwischen dokumentierten und tatsächlichen Abläufen. Mitarbeitende schildern Prozesse oft anders, als sie tatsächlich in der Praxis ablaufen, und vorhandene Unterlagen sind nicht immer auf dem aktuellsten Stand. Daher sollten Sie, bevor Sie mit der Prozessbeschreibung beginnen, potenzielle Abweichungen identifizieren und aufklären.

Grundlagen der Prozessbeschreibung

Prozessbeschreibungen können unterschiedlich detailliert sein – von groben Übersichten bis zu detaillierten Workflows mit Prozessdiagrammen.

Eine strukturierte Dokumentation bietet:

Transparenz über Abläufe, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten
Ein gemeinsames Verständnis darüber, wer was im Unternehmen wann tut und wie einzelne Prozessschritte miteinander verknüpft sind
Die Grundlage für Prozessautomatisierung, beispielsweise mit BPMN (Business Process Model and Notation)

Erfahren Sie in unserem Blogartikel mehr über die «Wahl des richtigen Modellierungsstandards zur Prozessdokumentation».

Die 7 Schritte zur erfolgreichen Prozessdokumentation

1. IST-Zustand erheben

Bevor Sie Prozesse dokumentieren, müssen Sie den aktuellen Ablauf genau erfassen. Dies kann durch:

direkte Beobachtung,
Interviews mit Mitarbeitenden oder
Analyse vorhandener Dokumentationen erfolgen.

2. Relevante Prozesse identifizieren

Nicht alle Prozesse sind gleich wichtig. Konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die für das Unternehmen den grössten Mehrwert bieten. Legen Sie anhand von Effizienzpotenzialen, Relevanz für den Unternehmenserfolg und Verbesserungspotenzialen die Prioritäten fest.

3. Prozessstart definieren

Legen Sie fest, wodurch der Prozess ausgelöst wird:

Wer oder was initiiert den Prozess?
Gibt es bestimmte Bedingungen oder Ereignisse, die den Start markieren?

4. Benötigte Ressourcen festhalten

Ermitteln Sie alle Ressourcen, die für den Prozess erforderlich sind:

Welche Informationen, Materialien oder Werkzeuge werden benötigt?
Welche Kompetenzen oder Verantwortlichkeiten sind erforderlich?
Welche Systeme oder Software werden genutzt oder benötigt?

5. Prozessablauf detailliert beschreiben

Strukturieren Sie den Prozess in einzelne Schritte und definieren Sie:

Welche Schritte werden in welcher Reihenfolge durchgeführt?
Wer ist für welche Schritte verantwortlich und von wem erhalten Sie die nötigen Informationen?
Wer sind Ihre Stakeholder und welche Funktionen haben diese? – Ist es eine verantwortliche, beratende, bearbeitende oder eine zu informierende Person?
Wie lange dauern die einzelnen Schritte und der gesamte Prozess?

6. Ergebnisse und Outputs festlegen

Beschreiben Sie das Ergebnis des Prozesses:

Welcher Output, sprich Endprodukte oder Dienstleistungen, entstehen?
Wer erhält das Ergebnis?
Welcher Prozess wird anschliessend ausgelöst?

7. Prozesse visualisieren und optimieren

Um Prozesse klar, verständlich und für alle nachvollziehbar darzustellen, empfiehlt sich der Einsatz von BPM-Software wie ADONIS. Solche Tools helfen Ihnen dabei:

Prozesse visuell abzubilden
Abhängigkeiten zu erkennen
Engpässe zu vermeiden

Der nächste Schritt: Prozessoptimierung

Eine gut strukturierte Prozessdokumentation ist der Schlüssel zu höherer Effizienz, besserer Zusammenarbeit und reibungslosen Abläufen. Sie bildet die Grundlage für Optimierungen und Automatisierung. Nutzen Sie dieses Potenzial und optimieren Sie Ihre Prozesse nachhaltig!

Schneller am Ziel mit der richtigen Unterstützung

Wir helfen Ihnen, Ihre Prozesse strukturiert und zielführend zu dokumentieren!

7 Schritte zur erfolgreichen Prozessdokumentation

Grundlagen der Prozessbeschreibung