7 Schritte zur erfolgreichen Prozess­dokumentation

Allgemeines zur Prozess­beschreibung

Es gibt unterschiedliche Formen der Prozess­beschreibungen. Diese können grob oder in einer sehr detaillierter Form ausfallen als Workflow oder Ablaufbeschreibung inklusive Prozess­diagramm.

Damit schafft man einen Gesamtüberblick und einheitliches Verständnis, was, wer im Unternehmen wie tut und wie die Aktivitäten miteinander verknüpft sind – transparent und zielführend.

Die Prozessbeschreibung in einer einheitlichen Sprache wie dem BPMN Standard, bildet ein Teil der Basis für eine weiterführende Prozess­automation.

Wie am besten Vorgehen?

Erheben Sie als allererstes den IST-Zustand, indem Sie eine gründliche Recherche durchführen. Gehen Sie selbst oder im Team Schritt für Schritt durch den Prozess oder beobachten Sie andere Mitarbeitende bei der Durchführung. Prüfen Sie bereits existierende Dokumente oder interviewen Sie Ihre Kollegen, um an die nötigen Informationen zu gelangen. 

Als Nächstes identifizieren Sie die für Ihr Unternehmen am relevantesten Prozesse und tragen alle nötigen Informationen zusammen – abhängig von dem Ergebnis der Analyse, Priorisierung und Zweck.

Beschreiben Sie folgendes:

1. Wie startet der Prozess? Wer oder welches Ereignis stösst den Prozess an?
2. Welche Utensilien, Personen, Kompetenzen und Informationen braucht der Prozess und was soll an ihn übergeben werden? Was wird zur Verfügung gestellt? Welche Ressourcen werden benötigt?
3. Von wem erhalten Sie die nötigen Informationen? Wer sind Ihre Stakeholder und welche Funktionen haben diese? Ist es eine verantwortliche, beratende, bearbeitende oder eine zu informierende Person?
4. Was wird in welchem Schritt ausgeführt und in welcher Reihenfolge werden die einzelnen Schritte durchlaufen?
5. Wie lange dauert der gesamte Prozess und die einzelnen Prozessschritte?
6. Welcher Output wird durch den Prozess generiert und wie sieht das Endergebnis aus?
7. An wen richtet sich das Ergebnis für die Auslösung des nächsten Schritts und welcher Prozess wird als Nächstes angestossen?

Damit Sie Ihre Prozesse transparent und nachvollziehbar für alle relevanten Anspruchsgruppen zur Verfügung stellen können, empfehlen wir die Nutzung von unterstützender Software wie ADONIS. Diese Tools helfen Ihnen dabei, den Gesamtüberblick zu behalten. Visualisieren Sie Abhängigkeiten und entdecken Sie unnötige Engpässe für mehr Effizienz in Ihrem Arbeitsumfeld.