CELUM DAM bei Schweiz Tourismus
by Philipp Böhner
Schweiz Tourismus mit Hauptsitz in Zürich fördert als Marketingorganisation des Bundes die Nachfrage für das Ferien-, Reise- und Kongressland Schweiz im In- und Ausland. Weltweit ist ST mit rund 240 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in 34 Büros in 23 Märkten präsent.
Die Mediendaten – wie Bilder, Videos und verschiedene weitere Marketingmaterialien – wurden bis anhin in zwei Systemen vorgehalten, welche nun in ein zentrales Digital Asset Management System (DAM) überführt wurden. Wichtige Aspekte der neuen Lösung sind die zentrale Datenhaltung, die intuitive Pflege der Metadaten sowie die zielgruppenkonforme Verteilung der Assets.
Bei der Ausschreibung des Projekts im Sommer 2020 konnten wir Schweiz Tourismus von unserem Lösungsvorschlag gemeinsam mit CELUM als DAM-System überzeugen und erhielten den Zuschlag.
Im ersten Jahr stand das Konzept im Fokus. Während der Implementierungsphase wurden die jeweiligen Konfigurationen auf einer Test-Instanz umgesetzt und nach der Abnahme auf dem Produktiv-System ausgerollt. Dadurch konnte kontinuierlich und parallel am Konzept und an der Implementierung gearbeitet werden. Dank des agilen Ansatzes wurde damit theoretisch besprochenes rasch im System erlebbar gemacht. Dieses Projektvorgehen – eine Kombination aus dem starren Wasserfallmodell und dem SCRUM-Ansatz – erwies sich einmal mehr als sehr erfolgreich.
Das Go-live erfolgte in mehreren Schritten. Das Video-Team arbeitet bereits seit November 2021 mit CELUM DAM, die anderen Teams weltweit seit Anfang Februar 2022; dies nach diversen Schulungen in Deutsch und Englisch im fertig konfigurierten DAM-System. Mit der Umstellung der Sitecore-Anbindung anfangs März erfolgte das definitive Go-live.
Für weitere externe Stakeholder ist das SAM – Switzerland Asset Management – seit Mitte März 2022 mit einem ansprechenden Public Bereich zugänglich.
Mit CELUM wurde ein System implementiert, welches als zentrale Datendrehscheibe und Quelle für viele Umsysteme dient: eine echte Single Source of Truth. Diverse externe Bild- und Videolieferanten laden ihren Content über einen flexibel vorkonfigurierten Upload-Link direkt ins DAM-System, wo er bearbeitet, mit Metadaten ergänzt und intern oder öffentlich freigegeben wird. Mittels CI HUB stehen Anbindungen in die Welt von Microsoft Office und Adobe Creative Cloud zur Verfügung, was einerseits hilft, einfach und rasch Bilddaten in Office-Dokumenten zu integrieren und anderseits die Printmedien-Produktion mit Creative Apps ermöglicht.
Mit der Anbindung an die Microsoft Azure Dienste hat Schweiz Tourismus die Möglichkeit, die sich stetig verbessernde Bilderkennungs-Technologie «Computer Vision» der Microsoft Azure Cognitive Services (KI-Dienste) für die automatische Verschlagwortung der Bilder in CELUM zu nutzen und kann ausserdem Metadaten automatisch in weitere Sprachen (Deutsch, Englisch, Niederländisch, Spanisch, Französisch, Italienisch) übersetzen. Auf diese Weise kann der PowerUser in CELUM die Verschlagwortung in seiner Muttersprache vornehmen und die anderen Sprachen werden automatisch übersetzt und gepflegt. Dadurch wurde der Pflegeaufwand der Metadaten massiv gesenkt.
Als wichtigste Schnittstelle ist der Sitecore Connector in Betrieb, der es dem CMS-Benutzer direkt in Sitecore ermöglicht, Bilder ohne Umweg (Up-/Download) in Websites einzubinden. Dieser wurde um ein Cropping-Modul erweitert, sodass Bilder auch gleich passend für die Website zugeschnitten werden können. In Sitecore platzierte Bilder werden in CELUM DAM mit einem Verwendungsnachweis versehen, damit die DAM-Nutzer immer sehen, welche Bilder in Sitecore genutzt werden. In Sitecore selbst wurden Workflows implementiert, die bei ablaufenden Nutzungsrechten der Bilder entsprechend agieren. Dadurch können die auf den Assets gepflegten Nutzungsrestriktionen und Copyright-Angaben jederzeit eingehalten werden.
Insgesamt wurden etwa 5'000 Videos mit 17 TB aus der Swiss Video Library (SVL) sowie ca. 65'000 weitere Assets mit etwas über 3 TB aus dem alten DAM-System zu CELUM migriert. Seit dem 31. Januar 2022 ist das neue DAM für alle Mitarbeitenden von Schweiz Tourismus operativ und wächst kontinuierlich. So werden aktuell etwa 74'000 Assets mit insgesamt 22 TB im SAM verwaltet.
Die Migration der SVL-Videos fand bereits im Frühling 2021 statt. Dazu wurde ein CELUM-Plugin entwickelt, das als Importer die Videos und Metadaten direkt von der SVL in CELUM DAM überführte.
Für den Metadaten-Import wurden die Kategoriestruktur, EXIF- und IPTC-Daten der angelieferten Binaries (Videos, Fotos, etc.), sowie Metadaten des Ursprungs-Systems herangezogen. Ob Direkt-Import in neue Informationsfelder, ein Mapping durch Umbenennen bestehender Begriffe oder Transformationen durch ein Regelwerk aus Kategoriestruktur und früheren Metadatenfeldern – für alle Varianten fanden wir eine Lösung. So wurden automatisch auch viele neue Labels in der generisch aufgebauten Struktur angelegt. Ausserdem konnten bestehende Asset-Sammlungen automatisiert übernommen werden.
Die Benutzerberechtigungen aus beiden Systemen wurden innerhalb des Projekts zusammengeführt und komplett neu überarbeitet. Daraus resultierte ein Berechtigungskonzept mit 143 hierarchisch strukturierten CELUM Benutzergruppen – viele davon technischer Art, sowie 24 Rollen, um die sehr generischen Berechtigungsanforderungen erfüllen zu können. Die Mitarbeitenden von Schweiz Tourismus loggen sich via Active Directory ein, die externen Benutzer haben manuell konfigurierbare Benutzerkonten.
Den externen Benutzer werden nur ausgesuchte Assets zur Verwendung bereitgestellt. Mithilfe der brix Extension «Smart Collections» erfolgt anhand der Metadaten eine automatische Zuteilung der Assets zu den userspezifischen Bereichen, wo externe Stellen unterschiedlichen Zugriff haben. So können basierend auf den Nutzungsrechten, Quellen- und Copyright-Angaben die Daten zielgerichtet und sicher zur Verfügung gestellt werden.
- Archive Manager, um Assets, deren Nutzungsrechte ablaufen, automatisch (oder manuell) zu archivieren und den Benutzern zu entziehen. Per Mausklick können Assets in die ursprüngliche Struktur rearchiviert werden.
- Asset Marker, um Informationen aus den Metadaten auszulesen und zusammen mit dem Vorschaubild anzuzeigen: So beispielsweise Ablageort (Archiv, Public, Papierkorb), Nutzungsrechte, Filmdauer, Sprache, Seitenverhältnis, Farbraum oder Videogrösse.
- Configurable Date Sync, um die Gültigkeit eines Assets in Abhängigkeit von einem Informationsfeld zu definieren. So wird die Verfügbarkeit des Assets bei ablaufendem Copyright-Datum automatisch angepasst.
- Focalpoint Setter, um beim Download auf Basis eines gesetzten Fokuspunktes das Bild automatisch zu beschneiden.
- Login Management, um das Ablaufdatum von externen Benutzern im Vorfeld festzulegen und Benutzeraccounts bei Nicht-Gebrauch automatisch zu deaktivieren.
- Multi Node Reference Editor, damit Editoren bei einer Auswahl von Assets gezielt Labels ändern, löschen oder zuweisen können.
- Smart Collections weist aufgrund von hinterlegten Regeln die Assets bestimmten Strukturen zu. Damit können der Asset Lifecycle und die korrekte Berechtigungszuteilung elegant organisiert werden.
- Upload Request: Interne Benutzer und externe Zulieferer ohne Login können mittels vordefiniertem Upload-Link und Webformular Assets in CELUM DAM hochladen und ausgewählte Pflichtfelder ausfüllen. Dabei müssen die AGB und Datenschutzrichtlinien akzeptiert werden. Nach jedem Upload werden die Verantwortlichen bei ST per E-Mail benachrichtigt, damit die Assets in den Freigabe-Workflow aufgenommen werden können.
- Metadata Mapper: Bei hochgeladenen Assets werden die EXIF-, XMP- und IPTC-Daten ausgelesen und in Informationsfelder geschrieben. So können diese Assets einfacher gefunden werden – über die Suche oder Filter.
- Asset Validation kennzeichnet Assets, welche nicht den definierten Mindestqualitätsanforderungen entsprechen.
- MS Azure Autotagger: Automatisches Tagging der Assets durch Bilderkennung der Microsoft Azure Dienste.
- MS Azure Autotranslator: Vordefinierte Infofelder werden im Freigabeprozess automatisiert in andere Sprachen übersetzt. Zudem werden neu erstelle Labels ebenfalls in die weiteren Sprachen übertragen.
- Relation Handler, um mehrere Assets gleichzeitig miteinander zu verknüpfen. Die Art der Relation ist dabei frei definierbar.
- Create Collection, zur einfachen Erstellung von Sammlungen (auch durch read-only Benutzer), welche intern weitergegeben oder mittels Pin-Link an Externe veröffentlicht werden können.
- Duplicate Handler für die periodische Bereinigung von Duplikaten und Übernahme von Metadaten bei der Bereinigung der Duplikate.
- Asset Statistics für die Auswertung auf Asset-Ebene bzgl. Verwendung des Assets.
- Global Statistics für die globale Auswertung der Statistikdaten (Anzahl Assets im System, benötigter Speicherplatz, usw.).
- User Sync Field, um automatisch Benutzer des DAM-Systems als Werteliste für Labels zur Verfügung zu stellen.
- In Planung: Kibana Connect, um die Statisik-Daten von CELUM in Kibana zur Verfügung zu stellen und auszuwerten.