DMS vs. DAM – zwei Lösungen für mehr Konsistenz und Produktivität

Mit dem technischen Fortschritt evaluieren Unternehmen neue Systeme. Bestehende Systemlandschaften werden analysiert, hinterfragt, optimiert und da und dort auch ersetzt.

Dabei ist die Single Source of Truth von besonderer Wichtigkeit. Für jede Art von Content braucht es ein führendes System.

Ein Digital Asset Management (DAM) System und ein Document Management System (DMS) unterstützen Sie auf dem Weg zu mehr Konsistenz und Produktivität. Doch worin liegen die Unterschiede?

Beim DMS handelt es sich um eine Lösung zur Verwaltung Ihrer Dokumente wie Formulare, Offerten, Rechnungen, Verträge, Geschäftsberichte, Briefschaften usw. Dabei kann in einem DMS der gesamte Lebenszyklus eines Dokuments abgebildet werden – von seiner Erstellung bis hin zum fertigen Dokument. Besonders die nachvollziehbaren Prüfverläufe, aus denen hervorgeht, wer auf ein Dokument zugegriffen hat und welche Änderungen vorgenommen wurden, ist eine der hervorzuhebenden Eigenschaften.

Die zentrale Ablage in einem System (Single Source of Truth), das schnelle Auffinden, übersichtliche Versionieren (inkl. dem Reaktivieren älterer Versionen), einfache Teilen und kollaborative Bearbeiten der Inhalte sind weitere Kernstärken eines DMS.

Ein DMS basiert auf einem hierarchischen Struktur­baum, bekannt aus anderen File-Systemen.

Bekannte Beispiele für DMS sind z.B. Sharepoint, Adobe Document Cloud, Docuware und Lösungen von Kyocera oder Xerox.

Auch beim DAM-System geht es darum, Inhalte zentral abzulegen, schnell zu finden und immer jeweils den richtigen Inhalt zur rechten Zeit am richtigen Ort verfügbar zu haben (Content Hub). Der Fokus liegt dabei aber auf der Brand Experience, um mit einem konsistenten Markenerlebnis die Bindung zur Marke zu steigern.

Ein DAM-System baut im Gegensatz zum DMS aber nicht auf einem hierarchischen Struktur­baum auf. DAM fokussiert auf den Kontext und basiert auf flexiblen, aussagekräftigen und oft mehrsprachigen Tag-Strukturen. Die Inhalte sind meist Bild-, Audio- und Video-Dateien. Diese werden mit Metadaten (Informationsfeldern inkl. Referenzen zu den Tag-Strukturen) angereichert und so zu wertvollen Assets. Die Organisation über Schlagworte statt Ordner hat den Vorteil, dass Inhalte jeweils im Gesamtzusammenhang mit ihren Beziehungen gefunden werden und ermöglicht nutzerfreundliches Filtern der Suchergebnisse.

Ein weiteres grosses Plus für ein DAM-System sind die umfassenden Rendering-Möglichkeiten. Unternehmen haben oft viele verschiedene Kanäle und Bedürfnisträger mit jeweils ganz unterschiedlichen Anforderungen zu bedienen (Omnichannel Marketing). Das manuelle Anpassen der Inhalte pro Bedürfnis ist einer der grössten Zeitfresser im Marketing, in Grafik­abteilungen und Agenturen. Hier schafft ein DAM grosse Erleichterung. Verschiedene Ausgabeformate, Grössen und Ausrichtungen lassen sich simpel konfigurieren und den richtigen Personen und Systemen zur Verfügung stellen.

Mit den richtigen Rollen, Benutzerprofilen und damit verbundenen Berechtigungen, steuern Sie präzise, welche Assets für wen über welchen Zeitraum angezeigt werden.

Bekannte Beispiele für DAM-Systeme sind z.B. CELUM, Sharedien, Bynder, Canto und Picturepark.

Beide Systeme sind in der Lage, die Konsistenz und Produktivität zu steigern. Sie agieren als Single Source of Truth und vermeiden unübersichtliche Content Silos.

Arbeiten Sie hauptsächlich mit Dokumenten wie Offerten, Formularen, Verträgen usw., empfiehlt sich ein Document Management System.

Liegt der Fokus auf audiovisuellen Medien und der Orchestrierung markenrelevanter Kommunikationsmaterialien zur Unterstützung einer einzigartigen Brand Experience, empfehlen wir ganz klar ein DAM-System.

Moderne DAM-Systeme unterstützen Sie auch bei der Dokumentenverwaltung und mit Plug-ins für Adobe Creative Cloud und Microsoft Office.