Die 5 wichtigsten Fragen zur Prozessanalyse – Wo stehen Sie heute?

Bevor Optimierungen vorgenommen werden, ist es entscheidend, den aktuellen Zustand der Prozesse genau zu analysieren. Dafür stehen verschiedene Reifegradmodelle zur Verfügung, wie das Capability Maturity Model Integration (CMMI), das sich auf die Verbesserung von Prozessen in der Softwareentwicklung, Systemintegration und Servicebereitstellung konzentriert. Eine weitere Möglichkeit bietet das Business Process Maturity Model (BPMM), das darauf abzielt, die Reife von Geschäftsprozessen im Allgemeinen zu bewerten und zu optimieren, unabhängig von der spezifischen Branche oder dem Anwendungsbereich. BPMM gilt deshalb oft als flexibler, da es sich leichter an die individuellen Anforderungen verschiedener Organisationen anpassen lässt.

Fragen Sie sich in dieser Phase

• ob die Prozesse dokumentiert und standardisiert sind
• ob es klare Verantwortlichkeiten gibt
• wie oft die Prozesse analysiert und optimiert werden
• wie gut die Prozesse an Veränderungen anpassbar sind
• ob moderne Technologien oder Automatisierungen genutzt werden

Entdecken Sie, wie eine gründliche Prozessanalyse die Grundlage für eine erfolgreiche Automatisierung bildet. Lesen Sie unseren Blogbeitrag: «Prozessanalyse – der Schlüssel zur erfolgreichen Automatisierung» und erfahren Sie mehr.

Die Bewertung von Prozessen basiert hauptsächlich auf Kennzahlen und Messgrössen. Sie erfassen Leistung, Effizienz und Qualität, decken Fehler auf und unterstützen fundierte Entscheidungen. Zudem fördern sie Transparenz und kontinuierliche Optimierung. Je nach Branche und Zielsetzung sind unterschiedliche Kennzahlen relevant. Der Grundsatz lautet: Messbare Prozesse sind kontrollierbar – und was kontrollierbar ist, kann verbessert werden.

Zu den wichtigen Kennzahlen und Messgrössen gehören:

• Durchlaufzeit: Wie lange dauert es, einen Prozess von Anfang bis Ende zu durchlaufen?
• Fehlerrate: Wie oft treten Fehler oder Abweichungen auf?
• Kosten: Wie hoch sind die anfallenden Kosten pro Prozessdurchlauf?
• Zufriedenheit: Wie bewerten Kunden oder interne Stakeholder die Prozessleistung?
• Automatisierungsgrad: Wie viele Prozessschritte sind bereits automatisiert?

Viele Unternehmen kämpfen mit wiederkehrenden Engpässen und Problemen in ihren Prozessen, die steigende Kosten verursachen, Durchlaufzeiten verlängern und die Gesamtleistung sowie Effizienz der Abläufe negativ beeinflussen. Solche Schwachstellen lassen sich durch Methoden wie Wertstrom- oder Bottleneck-Analysen gezielt aufdecken.

Erfahren Sie mehr über die Methoden zur Entdeckung von Prozessschwachstellen in unserem Blogbeitrag «Produktivität optimieren: Prozessschwachstellen erkennen und Engpässe eliminieren!».

Typische Schwachstellen sind:

• Prozessqualität: Hohe Fehlerraten, Störanfälligkeit und häufige Unterbrechungen
• Prozesszeit: Lange Durchlaufzeiten und mangelnde Termintreue
• Prozesskosten: Ineffiziente Ressourcennutzung und hoher Materialverbrauch
• Organisation: Unklare Abläufe, Doppelarbeiten und hoher Abstimmungsaufwand
• Technik: Unzureichende Synchronisation technischer Abläufe
• Vertrieb: Ineffiziente Bonitätsprüfungen und Liefersperren durch Bestandsprobleme
• Büroprozesse: Hoher Koordinationsaufwand und Intransparenz

Flexible Prozesse sind entscheidend für Anpassungsfähigkeit, Krisenresistenz und kontinuierliche Verbesserung. Sie ermöglichen schnelle Reaktionen auf Marktveränderungen, erleichtern die Skalierung von Geschäftsabläufen und fördern Innovationen. Unternehmen mit flexiblen Prozessen sind widerstandsfähiger gegenüber unerwarteten Herausforderungen und können ihre Effizienz kontinuierlich steigern.

Fragen Sie sich:

• Wie schnell können Prozesse an neue Gegebenheiten angepasst werden?
• Gibt es digitale Workflows oder Automatisierungen, die eine agile Anpassung ermöglichen?
• Sind Ihre Prozesse auf Wachstum oder Skalierbarkeit ausgelegt?

Sobald Sie wissen, wo Sie stehen, können Sie gezielte Verbesserungen einleiten, die dabei helfen, Ihre Prozesse zu optimieren.

Mögliche Massnahmen:

• Analyse der aktuellen Abläufe: Visualisierung mittels Prozessmapping, Zeitstudien und Fehleranalysen zur Identifikation von Engpässen.
• Identifikation von Optimierungspotenzialen: Anwendung von Lean-Prinzipien, Six Sigma und Digitalisierung zur Effizienzsteigerung.
• Optimierungsannahmen umsetzen: Standardisierung, Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und gezielte Schulungen für Mitarbeiter.
• Erfolgreiche Implementierung: Durchführung von Pilotprojekten, aktives Change Management und Monitoring durch KPIs.

Die Prozessanalyse ist der Schlüssel zur nachhaltigen Effizienzsteigerung und Wettbewerbs­fähigkeit. Durch eine strukturierte Bewertung lassen sich Schwachstellen gezielt identifizieren und eliminieren. Unternehmen, die kontinuierlich an ihren Prozessen arbeiten, profitieren von reibungslosen Abläufen, geringeren Kosten und höherer Produktivität.

Nutzen Sie die oben genannten Ansätze als Leitfaden für Ihre Prozessoptimierung.