Die drei Abstraktions­ebenen der Prozess­dokumentation

Das strategische Prozessmodell ist die einfachste Form eines Prozessmodells und legt den Fokus auf das Wesentliche. Es soll komplexe Abläufe vereinfachen und einen groben Überblick über den Ablauf des Prozesses geben. Ziel dieses Modells ist es, Personen, die wenig Erfahrung mit BPMN haben, die Möglichkeit zu geben, einen Prozess klar zu verstehen. Ein kurzer Blick auf das Modell genügt, um den Prozess zu erfassen und eine Grundlage für Diskussionen zu schaffen.

Es wird bewusst darauf verzichtet, Ausnahmen zu modellieren, und stattdessen der Idealfall (Happy-Path) dargestellt. Die «Flughöhe» ist sehr hoch und der Detaillierungsgrad bewusst niedrig gehalten, es werden so wenig Entscheidungen und Arbeitsschritte wie möglich modelliert. Diese Herangehensweise wird oft im Management eingesetzt, um eine grobe Übersicht über die notwendigen Schritte zu erhalten, ohne dass ein tiefergehendes Detailwissen erforderlich ist.

Zielgruppe: Geschäftsleitung, Führungskräfte, Prozessmanager

Das operative Prozessmodell taucht tiefer in die Details ein. Es beschreibt die einzelnen Schritte eines Prozesses auf einer operativen Ebene, inklusive Verantwortlichkeiten und Umsysteme, sowie welche Dokumente oder Informationen in und aus dem Prozess fliessen. Damit werden klare Anweisungen für Fachabteilungen geschaffen, die genau wissen müssen, welche Schritte aufeinanderfolgen und wo Ausnahmen eintreten können.

Im operativen Prozessmodell wird ein Prozess modelliert, wie er auch in Wirklichkeit durchgeführt wird. Die Entscheidungen werden grafisch dargestellt und Feedback-Schlaufen modelliert, wobei der effektive Detaillierungsgrad je nach Bedürfnis variiert. Generell gilt: so detailliert wie nötig, so wenig detailliert wie möglich.

Zielgruppe: Mitarbeiter, Berater, Trainer

Das technische Prozessmodell fokussiert sich auf die technische Umsetzung und Automatisierung von Prozessen. Es bietet eine detaillierte Darstellung der benötigten IT-Systeme, Software und Hardware zur Durchführung eines Prozesses. Durch die Verwendung von Workflow Engines wie Camunda können Prozessmodelle effektiv in die Praxis umgesetzt werden.

In einem technischen Prozessmodell sind primär die Interaktionen zwischen Mensch und Maschine von Bedeutung. Alle anderen Tätigkeiten werden zusammengefasst oder weggelassen. Variablen werden definiert und Schnittstellen entwickelt. Zur effektiven Verarbeitung von Informationen sind spezielle Softwarelösungen und entsprechende Konfigurationen erforderlich. Bei der Umsetzung von solchen Prozessautomationen bietet sich der Einsatz eines Modellierungswerkzeugs (z. B. Camunda Modeler) an, um die Implementierung zu erleichtern.

Zielgruppe: IT-Experten, Systemadministrator, Systementwickler, Prozessmodellierer

Die drei Abstraktionsebenen der Prozessdokumentation – strategisches, operatives und technisches Modell – bilden ein zusammenhängendes Bild der gesamten Arbeitsabläufe eines Unternehmens und sind wichtige Werkzeuge zur Verbesserung der Effizienz und Transparenz von Geschäftsprozessen. Diese Modelle ermöglichen eine klare Kommunikation, unterstützen die effektive Zusammenarbeit und ermöglichen die kontinuierliche Optimierung von Prozessen. Indem Unternehmen unterschiedliche Abstraktionsebenen der Prozessdokumentation gezielt einsetzen, können sie ihre Prozesse präzise an ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Die Realisierung von ausführbaren Prozessmodellen in Workflow Engines erlaubt die Automatisierung von BPMN-Geschäftsprozessen, was zu einem deutlichen Mehrwert führt.