Ein PIM-System zur Prozess­optimierung

Wenn in einem Unternehmen die Anschaffung eines Product Information Management Systems diskutiert wird, stehen oft einige wenige, eher technische Aspekte im Vordergrund. So zum Beispiel eine einzige zentrale Datenhaltung (Single Source of Truth / SSOT) oder Optimierung der Produktdatenqualität.

Schon diese beiden Aspekte bringen Vorteile mit sich und können für ein Unternehmen einen grossen Unterschied machen. Besonders für die Online-Präsenz und die Ausleitung von Produktinformationen an eine E-Commerce-Plattform spielen Qualität und Vollständigkeit der Produktdaten eine entscheidende Rolle. Es ist ein offenes Geheimnis, dass Besucherinnen und Besucher zur Konkurrenz gehen, wenn Qualität, Vollständigkeit und Präsentation der Produktinformationen nicht ausreichen.

Aber lohnt es sich wirklich, für eine bessere Datenqualität ein PIM-System anzuschaffen? Betrachtet man Projekt- und Lizenzkosten einer solchen Lösung fällt der Entscheid in vielen Betrieben gegen das PIM-System aus.

Wie aber sähe der Vergleich aus, wenn PIM wesentlich mehr und langfristige Vorteile für das Unternehmen bringen könnte? Wenn das PIM-System dazu beitragen würde, strategische Unternehmensziele besser und deutlich schneller zu erreichen?

In vielen Unternehmen herrscht die Ansicht vor, dass ein PIM-System in die Verantwortung des Product Managements oder des Marketings gehört und auch nur von diesen Teams gepflegt und genutzt werden soll. Das schränkt den möglichen Nutzen von PIM aber gewaltig ein.

Die Erfahrung zeigt, dass Unternehmen, denen es gelingt, eine eher holistische Sichtweise auf das PIM-System zu etablieren und zu kommunizieren, weit grösseren Nutzen draus ziehen können. Gelingt es, die Lösung als einen Service zur Verbesserung der Zusammenarbeit im ganzen Unternehmen zu sehen und damit das gemeinsame Ziel, den Kundennutzen zu erhöhen, zu fokussieren, profitieren sämtliche Abteilungen und die Akzeptanz ist um ein Vielfaches höher.

Was, wenn Sie ein PIM-System in Ihrem Unternehmen unterstützen würde, interne Abläufe transparent zu machen und so zu verbessern, dass eine klare Effizienzsteigerung daraus resultiert?

Durch die zentrale Datenhaltung in einem PIM-System entsteht eine Übersicht über den Gesamtzustand der Produktinformationen. Bei welchem Teilsortiment fehlen zum Beispiel häufig die notwendigen Datenblätter? Bei welchen Produkten ist die Recherche und Erstellung von Produkttexten besonders aufwendig? In welchem Bereich kommt es vermehrt zu Retouren der bestellten Produkte? Fehlen dort wichtige Angaben? Durch bessere Übersichten können Engpässe einfacher festgestellt und Ressourcen in Unternehmen gezielter eingesetzt werden.

Rechte und Aufgaben können bedürfnisgerecht und feingranular auf einzelne Benutzerrollen verteilt werden. Durch klare Rollen und einen standardisierten Freigabeprozess sind Mitarbeitende in der Lage, selbstständiger zu arbeiten. Benachrichtigung über offene oder abgeschlossene Aufgaben verschaffen Übersicht und eliminieren Umwege und Mehrfachschlaufen. Vom einfachen Onboarding von Produktdaten seitens des Lieferanten, über das Management von Übersetzungen bis hin zur finalen Freigabe für den Onlineshop oder Printkatalog durch die Produktmanagerin – alle Beteiligten lassen sich in einen Prozess involvieren. Optimierungen können so entlang der ganzen Prozesskette angesetzt werden und einen wesentlich grösseren Effekt erzielen.

Folge: weniger Ärger, mehr Effizienz, vereinfachte Ermittlung von Löchern in der Prozesskette und schlussendlich weniger Verzögerungen bei der Time-to-Market.

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