by Veronika Altenbach
Die Menge an digitalen Daten, die Unternehmen täglich erstellen, speichern und verwalten, hat in den vergangenen Jahren aufgrund der Art und Weise, wie, wo und wie häufig wir Medien konsumieren, exponentiell zugenommen.
Unternehmen können potenzielle Kunden zu jedem Zeitpunkt entlang ihrer Customer Journey gezielt und praktisch rund um die Uhr, über verschiedene Kommunikationskanäle ansprechen. Daher wird die Verwaltung digitaler Inhalte über ein Digital Asset Management System in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt, um die Effizienz und Produktivität im Content Management zu steigern. Jedoch gibt es spezifische Bereiche, die besonders in den Fokus rücken.
In Marketing- und Kommunikationsabteilungen DAM (Digital Asset Management) eingesetzt, um Marketingmaterialen wie Logos, Bilder, Videos und Grafiken effizient zu verwalten und zu verteilen. Die Möglichkeit, schnell und unkompliziert auf Inhalte zuzugreifen, vereinfacht die Erstellung von massgeschneiderten Marketingkampagnen und stellt die Markenkonsistenz sicher. Dadurch wird nicht nur die Effizienz und Produktivität der Teams gesteigert, sondern auch die Wirksamkeit der Werbung, da Inhalte schneller zum richtigen Zeitpunkt über die passenden Kanäle ausgespielt werden können. Zudem kann ein derartiges System als Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und externen Agenturen fungieren, was die Koordinationsprozesse und den Datenaustausch von aktuellen Dateien erleichtert.
Ein DAM-System dient ebenso der Verwaltung von Nutzungsrechten für sämtliche Inhalte. Es gewährleistet, dass unter anderem Marketingteams ausschliesslich auf Materialien zugreifen, die urheberrechtlich abgesichert sind. Dadurch wird die Einhaltung sowie der Nachweis von Verwendungszwecken sichergestellt.
DAM-Systeme bieten eine ideale Plattform für die Speicherung und Verwaltung von IT-Ressourcen wie Software-Komponenten, Dokumentationen und Bildmaterial sowie für die Zentralisierung von Daten, um die Entstehung überflüssiger Datensilos innerhalb eines Unternehmens zu vermeiden. Ihre leistungsfähige Suchfunktion erleichtert IT-Mitarbeitenden das schnelle Auffinden und den raschen Zugriff auf IT-Assets. Ebenso sorgen Zugriffskontrollen für einen beschränkten Zugang zu sensiblen Informationen, was die Sicherheit der Daten weiter erhöht.
Ein Digital Asset Management System hält den Vertrieb ständig mit den neuesten und relevantesten Verkaufsunterlagen wie Produktpräsentationen, Broschüren oder Fallstudien auf dem Laufenden. Diese Unterlagen sind zentral gespeichert und jederzeit verfügbar. Dank der Volltextsuche sowie den facettierten Filteroptionen nach Produkttyp, Branche und Sprache kann das Verkaufsteam gezielter auf Kunden eingehen und schneller auf die benötigten Dokumente zugreifen. Der unmittelbare Zugang zu diesen Materialien führt zu kürzeren Verkaufszyklen, während die personalisierte Ansprache die Kundenzufriedenheit steigert, was letztlich die Abschlussrate positiv beeinflusst.
Im E-Commerce werden DAM-Systeme meist in Kombination mit Product Information Management (PIM)-Systemen eingesetzt, um multimediale Inhalte zu verwalten und in den Online-Shops zu präsentieren. Dabei sorgt das DAM für die Bereitstellung von Produktbildern, Videos, Factsheets etc., während im PIM Produktinformationen wie Produktbeschreibung, technische Daten, Verfügbarkeit und Preise gepflegt und zur Verfügung gestellt werden. Die DAM- und PIM-Integration verhindert nicht nur die redundante Ablage von Produktinformationen, sondern erhöht zudem die Datenqualität und -konsistenz, indem sichergestellt wird, dass das richtige Bild oder andere verkaufsfördernde Materialien dem jeweiligen Produkt korrekt zugeordnet sind.
In der Produktentwicklung dienen DAM-Systeme der Aufbewahrung und Organisation von Produktdokumentationen, CAD-Zeichnungen, technischen Spezifikationen, 3D-Modellen, Stücklisten und weiteren technischen Informationen. Diese Systeme lassen sich nahtlos in andere Anwendungen der vorhandenen Systemlandschaft, wie zum Beispiel CAD-Software, integrieren. Durch die im DAM-System integrierte Versionskontrolle werden Änderungen an Dokumenten festgehalten, wodurch eine lückenlose Änderungshistorie entsteht und bei Bedarf auf ältere Versionen zurückgegriffen werden kann. Der zusätzliche Vorteil, Freigabeprozesse zu automatisieren und kollaboratives Arbeiten an Dokumenten zu ermöglichen, vereinfacht die Zusammenarbeit innerhalb der Produktentwicklungsteams enorm, was zur verbesserten Kooperation und einer beschleunigten Markteinführung neuer Produkte beiträgt.
Ein DAM-System ermöglicht es, zentrale Informationen wie FAQs, Produktanleitungen und andere Support-Materialien gebündelt an einem Ort für Kunden zugänglich zu machen. Mit der Integration von Medienintegrationssystemen, beispielsweise brix:anura, können solche Informationen – etwa Produktanleitungen oder Videos – direkt und in Echtzeit auf der Website des Unternehmens zur Verfügung gestellt werden. Dies befähigt Kunden dazu, selbst Lösungen zu finden, ohne sich an den Kundenservice wenden zu müssen. Eine effektive Umsetzung kann zu einer signifikanten Entlastung des Supports führen, Kosten einsparen und gleichzeitig Kunden das Warten ersparen.
Insgesamt lässt sich sagen, dass Digital Asset Management (DAM)-Systeme nicht nur in der Marketingabteilung, sondern auch in anderen Bereichen des Unternehmens vielseitige Vorteile bieten. Sie tragen dazu bei, die Effizienz und Effektivität zu steigern und verbessern somit die gesamte Arbeitsweise des Unternehmens. Es lohnt sich also, die Möglichkeiten von DAM-Systemen auch in anderen Abteilungen zu erkunden und zu nutzen.
Bleiben Sie wettbewerbsfähig, indem Sie digitale Inhalte effizient verwalten. Aber wie wissen Sie, ob Ihr Unternehmen ein DAM-System benötigt? Erfahren Sie in diesem Beitrag, welche fünf Anzeichen dafür sprechen.
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