Mensch und Maschine: Synergie der Prozess­automatisierung

1. Rein technischer Prozess (Schatten-Prozess)
2. Kombination aus manueller und maschineller Verarbeitung
3. Menschlicher Arbeitsablauf (Human Task Workflow)

Dieser Prozess läuft vollständig im Hintergrund ab, ohne jegliche Interaktion mit einem Mitarbeitenden. In der Regel wird ein solcher Prozess von einem anderen System angestossen und führt Aufgaben automatisch, basierend auf zuvor definierten Regeln aus. Ein Eingreifen des Menschen findet nur in der Überwachung oder bei eintretenden Fehlermeldungen statt.

Beispiel

Ein Marketing Automation Tool bewertet Leads, basierend auf deren Interaktionen mit den vom Unternehmen festgelegten Touchpoints, wie Websitebesuch, Webformular, Social Media Engagement, E-Mail Engagement etc. und leitet diese direkt an den Vertrieb weiter, ohne dass jemand vom Marketing eingreifen muss.

Vorteile

• Hohe Effizienz und Zeitersparnis
• Reduzierte Fehlerquote
• Ressourcen schonend

Nachteile

• Geringe Flexibilität der Mitarbeitenden in ihren Aufgaben
• Oft technischer Aufwand zur Anpassung an neue Anforderungen
• Ausnahmen vom implementierten Workflow nur durch Anpassungen möglich

Bei dieser Art der Prozessautomatisierung werden die Stärken von Mensch und Maschine miteinander kombiniert. Der Mensch wird hauptsächlich zur Dateneingabe, Freigabe und Steuerung eingesetzt. Er wird von administrativen Aufgaben erlöst und automatisch durch seinen Prozess geführt.

Beispiel

Ein Teil der Lead-Generierung findet über automatisierte Formulare auf Ihrer Website statt. Dabei werden die erfassten Kundendaten direkt an Ihr CRM-System weitergeleitet und gespeichert. Der Vertriebsmitarbeiter wird automatisch informiert, prüft die Kontaktdaten und gibt sie frei. Nach der Freigabe wird der neue Kontakt automatisch angeschrieben.

Vorteile

• Steigerung der Effizienz und Produktivität
• Reduzierung der Fehlerquote
• Entlastung der Mitarbeitenden von monotonen Aufgaben

Nachteile

• Grafische Oberfläche zur Verwaltung der Aufgaben wird benötigt
• Komplexere Implementierung und Wartung
• Mögliche Engpässe durch menschliche Interaktion

Bei dieser Art der Prozessautomatisierung steht der Mensch im Fokus. Die Maschine unterstützt die Mitarbeitenden bei der Ausführung und sorgt dafür, dass die richtige Abfolge der Schritte eingehalten wird und alle nötigen Informationen zur Verfügung stehen. Alle Aktionen werden von den Mitarbeitenden selbst ausgeführt.

Beispiel

Sie nutzen ein Tool, um Ihre Social Media Post zu planen, veröffentlichen und auszuwerten. Dieses Tool unterstützt das Marketing bei der Organisation der Arbeit und führt Sie durch den Prozess. Das Hochladen des Bildes, das Verfassen des Posts, das Taggen von bestimmten Profilen oder das Terminieren der Veröffentlichung wird vom Marketing selbst ausgeführt.

Vorteile:

• Einfache und intuitive Bedienung
• Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden
• Steigerung der Qualität durch standardisierte Prozesse

Nachteile:

• Keine Reduktion von Ressourcen
• Kann zu einem Anstieg der administrativen Aufgaben führen
• Anfälligkeit für Fehler durch manuelle Dateneingabe

Die Prozessautomatisierung beschert den Unternehmen eine Vielzahl an Vorteilen wie Effizienzsteigerung, Fehlerreduzierung und Kosteneinsparung. Eine Implementierung kann jedoch aufwendig werden. Um die optimale Lösung zu finden, ist es entscheidend, die verschiedenen Arten der Prozessautomation zu verstehen und die Ziele im Voraus klar zu definieren. Mit der richtigen Strategie können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und so ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken. Es gilt dabei zu beachten, dass die Technologie den Menschen unterstützt, nicht ersetzt und ihm es ermöglichen soll, effizienter zu arbeiten und ihm einfache und repetitive Aufgaben abzunehmen.