Mit BPM Prozesskosten senken

Wenn zwei Unternehmen zu Gesprächen über eine mögliche Zusammenarbeit zusammenkommen, beinhalten diese oft Themen wie Philosophie und strategische Ausrichtung der Unternehmen. Spannend wird es im B2B-Umfeld aber meist, wenn es um Prozesskosten geht. Mehr als Warenkosten, Dienstleistungs­aufwände oder Investitionen für Projekte sind die Prozesskosten entscheidend, wenn es darum geht, ob eine Geschäftsbeziehung längerfristig interessant sein kann. Wer seine eigenen Kosten im Griff haben und seine Attraktivität für mögliche Geschäftspartner zukunftsfähig halten will, kommt nicht darum herum, seine Prozesse und damit verbundenen Prozesskosten zu überdenken und aktiv anzugehen.

Bei der sogenannten Prozesskostenrechnung (PKR) werden die Kosten der Prozessausführung berechnet. Bei jedem durchgeführten Prozessablauf fallen Kosten an; z.B. für Personal, Maschinen, Hardware, Softwarenutzung, Waren, aber auch für Überprüfung und Sicherung der Qualität und zur Behebung und Vermeidung von Fehlern. Diese Kosten, so das Ziel der PKR, sollen möglichst transparent gemacht und genau nach Art und Verursacher der Kosten zugeordnet werden können.

Durch das exakte Festhalten dieser variablen und fixen Kosten, lassen sich besonders aufwändige Punkte im Prozess, sowie auch Flaschenhälse besser ermitteln und der Optimierungsbedarf eines Prozesses bedürfnisgerecht priorisieren. Hier liegt ein grosses Potenzial für Qualitätssicherung und Qualitätsoptimierung und eine saubere interne Kostenverrechnung wird ermöglicht.

Wie zu Beginn angeführt, ist es sowohl für den Unternehmenserfolg wie auch für potenzielle Partnerschaften zu anderen Unternehmen relevant, die eigenen Prozesskosten im Griff zu haben. Eine gute Kontrolle über die Kosten in den eigenen Geschäftsprozessen beginnt mit einer guten Kontrolle über die Prozesse selbst. Als Grundlage für diese Übersicht und Kontrolle dient eine saubere und detailgetreue Dokumentation der eigenen Prozesse. Damit werden einzelne Bereiche, Stellen und Teilprozesse ersichtlich und Kosten können auf einzelne Kostenstellen aufgegliedert werden. Folgend daraus wird für das Unternehmen nachvollziehbar, an welchen Stellen in einem jeweiligen Geschäftsprozess die höchsten Kosten anfallen respektive wo der grösste Optimierungsbedarf besteht. Dadurch erhält das Unternehmen ein schlagkräftiges Werkzeug, um die eigenen Prozesskosten optimieren zu können.

Für die Erstellung von Prozesslandkarten setzt brix auf digitalisierte Dokumentation mit ADONIS BPMS. Die Vorteile dafür liegen auf der Hand:

• Nur durch einen guten Gesamtüberblick lässt sich ein Prozess optimieren.
• Derselbe Gesamtüberblick ist notwendig, um Prozesskosten aussagekräftig auswerten und aufgliedern zu können.
• Prozessoptimierung ist ein äusserst wirksamer Hebel zur Optimierung der Prozesskosten.
• Prozessoptimierung hilft dabei, Strukturen im Unternehmen zu verbessern, und ermöglicht damit eine Steigerung der Effizienz und der Fokussierung auf das Kundenbedürfnis sowie eine Vermeidung von unnötigen Kosten.
• Eine durchgängige Prozessanalyse zeigt die umfangreichen Möglichkeiten für Prozessautomatisierungen auf.
• Die Automatisierung von wiederkehrenden, aufwändigen Abläufen in Prozessen bietet in den allermeisten Unternehmen ein gewaltiges Potenzial zur Reduktion von Prozesskosten.

Unsere Empfehlung:

1. Dokumentieren Sie Ihre Geschäftsprozesse in einer übersichtlichen Prozesslandkarte.
2. Schaffen Sie Transparenz über die Prozesse im Unternehmen.
3. Analysieren Sie Ihre Prozesslandkarte und finden Sie die relevantesten Prozesse.
4. Finden Sie Schwachstellen in diesen relevanten Prozessen.
5. Involvieren Sie alle wichtigen und betroffenen Stellen im Unternehmen, um Optimierungsmöglichkeiten für diese Schwachstellen identifizieren zu können.

Sehr gerne treffen wir uns mit Ihnen zu einem unverbindlichen Gespräch über Ihre Geschäftsprozesse, bieten Ihnen unsere umfangreichen Beratungsdienstleistungen an oder organisieren mit Ihnen zusammen einen Workshop – zugeschnitten auf Ihre Herausforderungen und Bedürfnisse.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

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