Produktivität optimieren: Prozess­schwach­stellen erkennen und Engpässe eliminieren!

Eine zeitgemässe Methode zur Identifikation von Prozessschwachstellen ist die Modellierung mit BPMN (Business Process Model and Notation). Diese standardisierte Notation ermöglicht eine präzise und einheitliche Visualisierung von Geschäftsprozessen, wodurch ineffiziente oder überflüssige Schritte leichter erkannt werden können.

• Prozessmodellierung mit BPMN: BPMN bietet eine detaillierte grafische Darstellung von Prozessen, einschliesslich aller Aktivitäten, Entscheidungspunkte und beteiligten Rollen. Dadurch lassen sich Engpässe, Doppelarbeiten und unnötige Verzögerungen systematisch identifizieren.
• Flussorientierte Analyse: Mithilfe von BPMN-Diagrammen wird der Prozessfluss in einer strukturierten und logisch nachvollziehbaren Weise abgebildet. Dies erleichtert das Verständnis komplexer Abläufe und hilft, Optimierungspotenziale gezielt zu nutzen.

Durch den Einsatz von BPMN erhalten Unternehmen eine klarere Sicht auf ihre Geschäftsprozesse und können datenbasierte Entscheidungen zur Effizienzsteigerung treffen.

In unserem Artikel: «Prozessvisualisierung – die optimale Softwarewahl», stellen wir Ihnen passende Tools zur Visualisierung Ihrer Arbeitsabläufe vor – basierend auf dem international anerkannten BPMN 2.0 Standard.

Wichtige Methoden zur Bottleneck-Analyse:

• Durchlaufzeiten messen: Erfassen der Dauer jedes Prozessschritts, um Verzögerungen und Wartezeiten sichtbar zu machen.
  
• Kapazitätsanalyse: Vergleich der maximalen Kapazität einzelner Prozessschritte mit ihrer tatsächlichen Auslastung, um Überlastungen frühzeitig zu erkennen.
  
• Engpass-Simulation: Nutzung von Simulationstools oder Prozessmodellen zur Vorhersage potenzieller Bottlenecks unter verschiedenen Bedingungen.

Sobald Engpässe identifiziert sind, können Unternehmen gezielte Optimierungsmassnahmen ergreifen – etwa durch Erhöhung der Ressourcen, Automatisierung oder Umstrukturierung des Workflows, um die Effizienz nachhaltig zu steigern.

• Schritt 1: Prozessaufnahme – Zunächst wird der aktuelle Prozess als Wertstromdiagramm visualisiert, das alle relevanten Aktivitäten, Materialflüsse und Informationsströme umfasst.
• Schritt 2: Analyse der Wertschöpfung – Hierbei werden die einzelnen Prozessschritte bewertet, um zu ermitteln, welche Tätigkeiten einen echten Mehrwert liefern und welche überflüssig oder ineffizient sind.
• Schritt 3: Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten – Durch die Identifikation nicht wertschöpfender Tätigkeiten können gezielte Massnahmen zur Optimierung entwickelt werden, z. B. die Reduzierung von Wartezeiten, die Verbesserung von Arbeitsabläufen oder die Automatisierung von Prozessen.
• Schritt 4: Umsetzung und Überwachung – Die entwickelten Optimierungen werden implementiert und kontinuierlich überprüft, um sicherzustellen, dass der Wertstrom nachhaltig verbessert wird.

Durch die Wertstromanalyse können Unternehmen Prozesse optimieren, Durchlaufzeiten verkürzen und insgesamt effizienter arbeiten.

• Schritt 1: Datensammlung – Erhebung von Daten zu den auftretenden Problemen und deren Häufigkeit oder Auswirkungen.
• Schritt 2: Sortierung der Ursachen – Die ermittelten Probleme werden nach ihrer Häufigkeit oder dem verursachten Schaden geordnet.
• Schritt 3: Pareto-Diagramm erstellen – Eine grafische Darstellung, die zeigt, welche Ursachen den grössten Einfluss auf die Gesamtproblematik haben.
• Schritt 4: Priorisierung von Massnahmen – Durch die Konzentration auf die wenigen Hauptursachen lassen sich mit geringem Aufwand grosse Verbesserungen erzielen.

Diese Methode wird häufig im Qualitätsmanagement, in der Prozessoptimierung und bei der Problemlösung eingesetzt, um die effizientesten Lösungsansätze zu identifizieren und gezielte Massnahmen zur Verbesserung zu ergreifen.

• Schritt 1: Problemdefinition – Zuerst wird das zu analysierende Problem klar definiert und als «Kopf» des Fischgräten-Diagramms platziert.
• Schritt 2: Bestimmung der Hauptkategorien – Die möglichen Ursachen des Problems werden in übergeordnete Kategorien unterteilt, typischerweise: Menschen, Maschinen, Methoden, Materialien, Umwelt und Messungen.
• Schritt 3: Detaillierte Ursachenanalyse – Innerhalb jeder Kategorie werden spezifische Einflussfaktoren identifiziert, die das Problem verursachen oder verstärken könnten.
• Schritt 4: Analyse und Priorisierung – Durch Diskussion und Datenanalyse werden die wahrscheinlichsten Ursachen hervorgehoben, um gezielte Verbesserungsmassnahmen zu definieren.

Die Identifikation von Prozessschwachstellen ist entscheidend für die Steigerung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Methoden wie die Bottleneck-Analyse, Wertstromanalyse oder Ishikawa-Diagramme bieten strukturierte Ansätze, um Engpässe und Ineffizienzen gezielt aufzudecken und zu beseitigen. Durch die regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Prozesse können Unternehmen ihre Produktivität nachhaltig verbessern.