Prozessanalyse – Der Schlüssel zur erfolgreichen Automatisierung

Eine gründliche Analyse ermöglicht es, die einzelnen Prozessschritte genau unter die Lupe zu nehmen und festzustellen, welche Teile sich besonders für eine Automatisierung eignen. Dabei gilt es zu entscheiden, ob der gesamte Prozess oder nur bestimmte Teilbereiche automatisiert werden sollen oder können.

Zudem bietet eine umfassende Analyse weitere Vorteile, wie:

• Optimierung des Automatisierungserfolgs: Durch vertiefte Prozesskenntnisse, können mögliche Hürden identifiziert und gezielt bewältigt werden.
• Reduzierung von Fehlern: Eine eindeutige Aufgabenverteilung sowie die Berücksichtigung aller potenziellen Szenarien verringern das Risiko, dass Fehler in die Automatisierung einfliessen.
• Effizienzsteigerung: Mit vertieftem Prozessverständnis können ineffiziente Schritte, unnötige Schleifen oder manuelle Überprüfungen erkannt und optimiert werden.
• Kostenreduzierung: Eine effizientere Abwicklung von Prozessen führt zu einer Senkung der Betriebskosten.

1. Erfassung des Ist-Prozesses
2. Identifikation von Engpässen und Schwachstellen
3. Überprüfung von Geschäftsregeln auf Aktualität und Sinnhaftigkeit
4. Durchführung von Mitarbeiter-Interviews
5. Einsatz von Process Mining zur datengetriebenen Analyse

Die Detailanalyse umfasst die Untersuchung aller Einzelaufgaben eines Prozesses hinsichtlich ihrer Automatisierbarkeit. Dabei ist es wichtig, die Aufgaben gemäss dem BPMN-2.0-Standard zu typisieren. Diese Typisierung ermöglicht eine klare Unterscheidung zwischen Aufgaben, die vollständig von einer Workflow-Engine übernommen werden können, und solchen, die eine menschliche Interaktion erfordern.

Prozesse enthalten oft Entscheidungspunkte, an denen verschiedene Wege eingeschlagen werden können. Eine gründliche Analyse der Entscheidungspunkte ist notwendig, um einen reibungslosen Ablauf des automatisierten Prozesses zu gewährleisten. Es ist wichtig, alle möglichen Verzweigungen und Variationen im Prozess zu identifizieren und sicherzustellen, dass diese im Automatisierungskonzept angemessen berücksichtigt werden, um Fehlfunktionen zu vermeiden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Identifizierung der am Prozess beteiligten Systeme. Die Integration verschiedener Systeme kann oft eine der grössten Herausforderungen und einen erheblichen Aufwand bei der Prozessautomatisierung darstellen. Eine sorgfältige Planung und Implementierung der Schnittstellen, ist daher von entscheidender Bedeutung, um ein reibungsloses Zusammenspiel zu gewährleisten.

Eine gründliche Vorbereitung und Analyse ist für den Erfolg eines Automatisierungsprojekts entscheidend. Ein tiefgreifendes Prozessverständnis ist unerlässlich, um eine effiziente Automatisierung zu gewährleisten. Das Prozessverständnis bildet die Grundlage dafür, dass die Automatisierung den angestrebten Mehrwert für das Unternehmen und die beteiligten Personen schafft. Nur wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann die Automatisierung ihr volles Potenzial entfalten und einen nachhaltigen Nutzen bringen.