Prozessautomation: Wie Sie das ideale System finden

Systemkontext

Sind in den Prozessen ein oder mehrere Systeme involviert und bieten diese integrierte Optionen zur Prozessautomatisierung?

Ist nur ein System am Prozess beteiligt, empfiehlt es sich, den Workflow direkt in diesem System zu etablieren, vorausgesetzt das System unterstützt die Erstellung und Automatisierung von Prozessen. Wenn das System jedoch keine Automatisierung von Prozessen erlaubt oder mehrere Systeme involviert sind, empfiehlt sich die Suche nach einer separaten Lösung.

Müssen Daten zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden?

Wenn ja, prüfen Sie, ob die Systeme über Schnittstellen verfügen oder ob RPA (Robotic Process Automation) eingesetzt werden kann.

Sollen die Benutzer die Daten von Hand in den Systemen pflegen oder soll dies automatisiert geschehen?

Entscheidet man sich für die manuelle Eingabe der Daten, reicht ein Tool zur Unterstützung, welches Aufgaben in verschiedenen Status anzeigen kann, völlig aus. Falls die Daten automatisch von einem System zum anderen transferiert werden sollen, benötigt man eine Workflow-Engine wie Camunda, welche Systeme über eine Schnittstelle anbinden kann.

Flexibilität

Welche Prozessart wird bevorzugt? Ist der Prozess starr vorgegeben oder sind Abweichungen möglich oder gar erwünscht?

Bei einem kreativen Prozess kann es Sinn ergeben, nicht immer den starren Vorgaben zu folgen und etwas Neues auszuprobieren. Dazu eignen sich vorwiegend Kanban-Systeme, bei welchen die Aufgaben bei Bedarf ohne starre Regeln von einem Status in den nächsten schieben kann.

Müssen regulatorische Vorgaben oder Qualitätsanforderungen eingehalten werden?

Wenn es darauf ankommt, konstante Qualität zu gewährleisten oder wenn regulatorische Vorgaben fordern, bestimmte Prozesse einzuhalten, ist Flexibilität unerwünscht. In solchen Fällen ist es ratsam, einen starren Workflow zu etablieren, der keinen Spielraum für Abweichungen zulässt.

Komplexität

Wie viele Aufgaben sollen abgebildet werden?

Wenn der zu automatisierende Prozess einfach ist – also nur wenige Aufgaben, Entscheidungen und Regeln umfasst – kann dieser schnell und unkompliziert erfasst und implementiert werden. Handelt es sich vorwiegend um von Benutzern gesteuerte Prozessschritte, lässt sich dies ohne grossen Aufwand mit einfachen Kanban-Tools darstellen.

Kommen komplexe Entscheidungen oder Geschäftsregeln vor, die automatisiert werden sollen?

Spielen in einem Geschäftsprozess automatische Entscheidungen oder Geschäftsregeln eine wichtige Rolle, ist der Einsatz einer Workflow-Engine erforderlich, die Prozesse mit einem BPMN-Modell (Business Process Model and Notation) umsetzen kann. Bei zunehmender Komplexität und Unübersichtlichkeit der Entscheidungen kann der Einsatz einer DMN-Engine (Decision Model and Notation), die es ermöglicht, komplexe Geschäftsregeln übersichtlich in einer Tabelle darzustellen, sinnvoll sein.