Strategischer Aufbau eines überzeugenden Business Case für ein Digital Asset Management System

Analyse und Problemidentifikation

Um einen überzeugenden Geschäftsplan für ein DAM-System zu erstellen, ist es entscheidend, die aktuelle Situation im Unternehmen hinsichtlich digitaler Assets und ihrer Verwaltung genau zu analysieren.

• Anzahl und Art der vorhandenen Assets
• Zugriffsmöglichkeiten
• Sicherheitsvorkehrungen

Erfassen Sie auch den aktuellen Arbeitsablauf in Bezug auf die Verwaltung der digitalen Medien, um mögliche Probleme oder Engpässe zu identifizieren. Beschreiben Sie die aktuellen Herausforderungen im Umgang mit digitalen Assets wie, Probleme mit der Organisation, Auffindbarkeit, Konsistenz oder Sicherheit.

Zieldefinition

Damit Sie den Nutzen des Systems für das Unternehmen klar darstellen können, müssen zunächst die Ziele identifiziert werden, die durch das Digital Asset Management erreicht werden sollen. Hierbei sollten Sie sowohl kurzfristige als auch langfristige Ziele berücksichtigen – möglichst präzise formuliert. Nur so lässt sich später eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse durchführen und der Nutzen des Systems gegenüber den Kosten klar darstellen.

Definieren Sie klare Ziele zu folgenden Punkten:

• Effizienzsteigerungen – schnellere Suche nach bestimmten Dateien
• Kostenersparnisse – Vermeidung doppelter Arbeit durch den optimalen Einsatz von Ressourcen
• Bessere Kollaboration – Vereinfachtes teilen von Assets mit internen und externen Stakeholdern
• Kürzere Time-to-Market – bessere Auffindbarkeit und Orchestrierungsmöglichkeiten von digitalen Medien auf allen Kanälen
• Einheitlicher Markenauftritt – Einhaltung der Markenrichtlinien bei allen verwendeten Assets
• Reduzierung des Risikos – einfache und übersichtliche Verwaltung der Nutzungsrechte

Kosten-Nutzenanalyse

Eine Kosten-Nutzenanalyse ist ein wesentlicher Schritt, wenn es um die Bewertung der Wirt­schaftlichkeit eines solchen Projekts geht. Dabei werden die Kosten für die Implementierung und den Betrieb des DAM-Systems berechnet. Die erwarteten Gesamtkosten (Implementierungs­­kosten, Schulungen, Lizenzgebühren und laufende Wartung z. B. über fünf Jahre) werden mit den prognostizierten Vorteilen und Einsparungen verglichen, um zu entscheiden, ob das Projekt durchgeführt werden soll oder nicht.

• Legen Sie dar, wie ein DAM-System dazu beiträgt, Ihre definierten Ziele zu erreichen.
• Zeigen Sie klar auf, warum das DAM-System eine bessere Investition ist, als das Beibehalten des aktuellen Zustands und halten Sie dabei fest, wie es die Effizienz steigert, Arbeitsprozesse optimiert, Markteinführungszeiten verkürzt und potenzielle Risiken reduziert.
• Berücksichtigen Sie auch Faktoren wie die Anzahl Nutzer, die Art und den Umfang der zu verwaltenden Assets sowie die potenziellen Einsparungen durch gesteigerte Effizienz und verbesserte Arbeitsabläufe.

Auf diese Weise vermeiden Sie unnötige Ausgaben und erzielen einen angemessenen Return on Investment (ROI).

Risikobewertung und -management

Denken Sie über potenzielle Risiken nach, die bei der Einführung und Nutzung eines DAM-Systems auftreten könnten, um darauf basierend die erforderlichen Massnahmen abzuleiten.

Mögliche Risiken könnten unter anderem folgende sein:

• technische Schwierigkeiten bei der Integration mit bestehenden Systemen
• mangelnde Akzeptanz durch Mitarbeitende
• Probleme bei der Datensicherheit

Binden Sie die entsprechenden Stakeholder mit ein, z. B. Entscheidungsträger aus der IT-Abteilung oder aus anderen Bereichen, die mit der Implementation in Berührung kommen. Schulen Sie die betroffenen Mitarbeitenden, um mehr Akzeptanz zu schaffen und treffen Sie die nötigen Sicherheitsvorkehrungen, um die Vertraulichkeit von Daten zu gewährleisten. Damit ebenen Sie den Weg zu einer erfolgreichen DAM-Implementierung.

Planung und Messbarkeit

Erstellen Sie einen Projektplan mit Zeitrahmen, Meilensteinen und einer Ressourcenplanung. Definieren Sie KPIs, um den Erfolg des Digital Asset Management Systems zu messen, wie Zeitersparnis, erhöhte Produktivität oder reduzierte Fehlerquoten.

Kommunikations- und Präsentationsstrategie

Eine durchdachte Kommunikations- und Präsentationsstrategie trägt massgeblich zu einem überzeugenden Business Case bei, um die Entscheidungsträger im Unternehmen von der Notwendigkeit des Systems zu überzeugen. Beachten Sie dabei Folgendes:

• Sprechen Sie die verschiedenen Zielgruppen gezielt an.
• Zeigen Sie die Vorteile eines DAM-Systems auf.
• Präsentieren Sie die Kosten-Nutzen-Analyse.
• Zählen Sie die Risiken einer DAM-Implementierung auf sowie die entsprechenden Massnahmen zu ihrer Minimierung.
• Beschaffen Sie Referenzen aus ähnlichen Projekten in anderen Unternehmen und Branchen, um Ihr Vorhaben zu stützen und die Wirksamkeit des Systems zu verdeutlichen.