Unterschiedliche Teilgebiete des Business Process Managements (BPM)

Business Process Management (BPM) ist ein Ansatz zur Verbesserung der Effizienz, Qualität und Transparenz von Geschäftsprozessen. Es umfasst die Definition, Analyse, Optimierung und Automatisierung von Prozessen. Ziel ist es, die Prozesse so zu optimieren, dass sie effizienter und effektiver werden.

Die Dokumentation der Prozesse kann einem Unternehmen grundlegend dabei helfen, besser zu verstehen, wie die verschiedenen Abteilungen und Systeme zusammenarbeiten. Es ist daher ratsam, sich mit der Erfassung der existierenden Prozesse und ihrer Verbindung zu IT-Systemen, Dokumenten, Rollenzuweisungen, Kennzahlen sowie Risiken und Massnahmen auseinander­zusetzen. Prozessdokumentationen beschreiben, unter welchen Bedingungen Prozesse gestartet werden, welche Informationen dazu notwendig sind, welche Prozessschritte aufeinanderfolgen, die Verantwortlichkeiten und welcher Output daraus entstehen soll. Es gibt verschiedene Vorgehensweisen und Tools, um Prozesse zu erfassen und zu dokumentieren. Wichtig dabei ist ein im Unternehmen einheitlicher Standard, beispielsweise basierend auf BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation).

Wir haben für Sie die wichtigsten 7 Schritte zur erfolgreichen Prozessdokumentation in einem weiteren Beitrag zusammengefasst.

Bei der robotergestützten Prozessautomatisierung (RPA) handelt es sich um eine Software­technologie, die die Entwicklung, Bereitstellung und Verwaltung von Software-Robotern (Bots) erleichtert, wobei menschliche Handlungen bei der Interaktion mit digitalen Systemen und Software nachgeahmt werden. RPA eignet sich insbesondere für die Automatisierung einfacher, sich wiederholender Aufgaben, die derzeit manuell von Mitarbeitenden ausgeführt werden. Der Einsatz von Bots, die bestimmte Aktionen auf verschiedenen Applikationen gleichzeitig erledigen, spart Kosten und trägt zu einer besseren Kundenzufriedenheit bei. Anders als bei der Workflow-Automation, wo mehrheitlich API-Schnittstellen zum Einsatz kommen, nutzt RPA die Benutzeraktionen in der grafischen Benutzeroberfläche (GUI) zur automatischen Ausführung der Aktionen.

Prozessautomation bezeichnet die Umwandlung grafischer Prozessmodelle in eine lauffähige Software. Es ist ein unverzichtbares Mittel, um in der digitalisierten und vernetzten Welt mithalten zu können. Dabei werden Geschäftstätigkeiten beschleunigt, die Qualität der Arbeit verbessert und Ressourcen eingespart.

Prozesse können entweder teil- oder vollautomatisiert werden. Wir empfehlen für eine erfolgreiche Prozessautomation zuerst die Analyse der internen Prozesse. Herrscht Klarheit über das Automatisierungspotenzial, hilft eine Workflow-Engine bei der Orchestrierung von manuellen und maschinellen Aufgaben.

Prozessautomation ermöglicht es Unternehmen, grosse Mengen an Daten schneller zu verarbeiten, auszuwerten und zu überwachen. Selbst bei komplexen Prozessen, die viele Aufgaben und Verzweigungen (Entscheidungen / Gateways) beinhalten, können dank Automation die Effizienz gesteigert, Fehler im Ablauf vermieden und Kosten gesenkt werden.

Process Mining ist eine Methode, die Arbeitsabläufe mithilfe von gespeicherten Daten zu analysieren. Protokolldaten wie Event Logs werden aus den Informationssystemen extrahiert, um die Leistung der Unternehmensprozesse zu verstehen und auszuwerten. Mit Process Mining werden Engpässe schnell erkannt und behoben. Verbesserungsmöglichkeiten sind jedoch nur möglich, wenn die Datenqualität stimmt. Daher ist es sinnvoll, sich vorab Gedanken über die Datenstruktur zu machen. Können Sie womöglich Daten aus mehreren Systemen verbinden? Verschaffen Sie sich zuerst einen ganzheitlichen Überblick, um eine nachhaltige Entscheidung treffen zu können.

Business Process Management ist ein Zusammenschluss verschiedener Aspekte, welche immer in Beziehung zueinander stehen. Die Prozessdokumentation bildet hierfür das Fundament und ermöglicht so eine Weiterführung der digitalen Transformation. Dokumentierte Prozesse werden auf ihr Automatisierungs- und Optimierungspotenzial geprüft. RPA kann helfen, einfache Prozesse schnell zu automatisieren und so Kosteneinsparungen zu erzielen. Aber Achtung: Je nach Komplexität der Implementierung und der nötigen Wartung kann RPA auch kostspielig werden. Hierbei sollte beachtet werden, dass RPA-Systeme nicht für eine Prozessorchestrierung geeignet sind, was die Skalierung bei der Automation von End-to-End Prozessen massiv erschwert. Deshalb empfehlen wir den Einsatz einer Workflow-Engine wie Camunda. Diese kann zur Koordination der Robotic Process Automation beitragen oder die Automatisierung komplett übernehmen. Automatisierte Prozesse liefern auch wertvolle Erkenntnisse zur unternehmensweiten Datenerfassung, welche für das Process Mining genutzt wird.

Schlussendlich führt die Erfassung und Überwachung von realitätsnahen Prozessabläufen zur Verhinderung von Engpässen und Verbesserung der gesamten Unternehmensprozesse.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Prozesse – von der Produktion über die Lieferung bis hin zum Verkauf. Doch nur wenn diese Prozesse gut organisiert, überwacht und optimiert werden, kann ein Unternehmen langfristig erfolgreich sein.