Vorbereiten und Managen einer DAM Migration

Wurde in Ihrem Unternehmen beschlossen, zukünftig digitale Medien wie Bilder, Videos, Dokumente etc. in einem Digital Asset Management zu zentralisieren. Oder wurde ein neues DAM-System evaluiert, weil das alte den Anforderungen nicht mehr genügt?

Ein Schritt in die richtige Richtung, doch was nun? Wie gehen Sie ein solches Projekt an und wie vermeiden Sie lästige Stolperfallen?

Die Migration ist zum Zeitpunkt der Offertstellung aus Kundensicht oft eine Blackbox. Das Ausmass kann nicht genau abgeschätzt werden, was vielen Unternehmen Kopfzerbrechen bereitet. Damit die Kosten nicht aus dem Ruder laufen, empfehlen wir Ihnen, den Aufwand anhand eines Vorprojektes analysieren zu lassen. 

Das Vorprojekt

In einem Vorprojekt findet die ganze Bedürfnisabklärung statt.

• Welche Erwartungen haben Sie an Ihr Digital Asset Management System?
  
• Wie sehen die Muss- / Soll-Kriterien aus?
• Wie sieht Ihre Datenhaltung heute aus?
• Welche Daten sollen aus welcher Quelle übernommen werden?
• Welche Datentransformationen sollen durchgeführt werden?
• Wie sind die Metadaten im neuen DAM-System konfiguriert?

Initialer Workshop

Das Wissen um die Datenqualität und effektive Verwendung der Assets und Metadaten ist auf Kundenseite breit gestreut. Produktmanager, Fotografen, Übersetzer, die Marketing- und IT-Abteilung – alle sind in der einen oder anderen Form an der Erstellung oder Verwendung dieser Daten beteiligt. Diese Stakeholder braucht es, um den alten Datenbestand zu säubern, Regeln für Transformationen der Metadaten zu definieren und das Metadatenkonzept zu formulieren.

Deshalb empfehlen wir, diese beim initialen Workshop zu involvieren oder deren Bedürfnisse im Vorfeld abzuklären. So erhöhen Sie bereits von Anfang an die Akzeptanz für das neue DAM-System und schaffen eine solide Grundlage für eine gute Datenqualität.

Datenmodelle zusammenbringen

Es ist völlig normal, dass sich Ihre Daten verstreut in verschiedenen Silos befinden oder sich die Datenmodelle der DAM-Systeme unterscheiden. Gewisse Datenfelder sind obsolet, andere sollen zusammengeführt oder abhängig vom Datentyp individuell bereitgestellt werden.

Neben den unterschiedlichen Berechtigungskonzepten – wer darf was sehen und bearbeiten, bzw. wie herunterladen – ist ein ausgefeiltes Metadatenkonzept für die Datenqualität elementar.

Ein sauberes Metadaten-Mapping sorgt dafür, dass Ihre wertvollen Informationen erhalten bleiben und harmonisiert werden.

IPTC-Daten werden ausgelesen, einsprachige Textfelder können zu mehrsprachigen Tags werden und für komplexe Mappings stehen regelbasierte Transformationen zur Verfügung. Die bereinigten Metadaten können beim Download wieder in die IPTC-Felder einfliessen.

Lokale Datenstrukturen sollen in einem DAM-System zusammengeführt werden, ohne dass dabei Duplikate entstehen.

Falls der Funktionsumfang im Standard nicht ausreicht, ist dieser via API-Schnittstelle erweiterbar.

Der Stresstest

Nach einer eingehenden Analyse des Ist- / Soll-Zustands, empfehlen wir Ihnen ein Proof of Concept (POC) in einer Test-Umgebung.

Wichtig dabei ist, dass alle Datentypen zur Verfügung stehen und alle Transformationsregeln inklusive Sonderfälle geprüft werden können. Um ein Gefühl für die benötigte Verarbeitungs­dauer zu erhalten, sollte mit einer repräsentativen Menge an Assets getestet werden.

Denken Sie daran: Beziehen Sie auch beim Testing Ihre Stakeholder mit ein. Diese erkennen oft schneller, ob die Transformationsregeln greifen.

Verschiedene Ansätze

Es gibt zwei verschiedene Migrationsansätze, je nach Bedürfnis des Kunden und die zu erwartende Dauer des Systemausfalls.

Voll-Migration

Ist die kalkulierte Durchlaufzeit der Migration für Sie akzeptabel und die Komplexität überschaubar, empfehlen wir eine Voll-Migration.

Mehrstufige Migration

Bei grösseren Migrationsprojekten empfehlen wir ein Aufsplitten in mehrere Teilmigrationen. Der Vorteil dabei ist, dass die Downtime des Systems keine grösseren Einschränkungen zur Folge hat und das neue System etappenweise ausgerollt werden kann. Mittels Deltamigration wird das System abgeglichen und vervollständigt.

Nicht alles muss automatisiert werden – Pareto-Prinzip

Um ein Ausufern des Datentransformation-Regelwerks zu vermeiden, wird ein Automatisierungs­grad von ca. 80 % angestrebt. Sobald die automatisierte Migration mit allen Mappings abgeschlossen ist, können die restlichen Tasks manuell oder teilautomatisiert mittels Export, Suchen/Ersetzen und Re-Import durchgeführt werden. Ihre Daten sind dabei sicher – der komplette Datenstand befindet sich nun im neue DAM-System.